Spesso attraverso la segreteria gli studenti hanno il loro primo contatto con il mondo universitario. Presso una segreteria ci si iscrive e con essa si avranno nel corso degli studi molte interazioni. Si tratta di strutture che afferiscono alle facoltà, e come tali hanno sedi diverse in ogni ateneo.

Un’utile distinzione da tenere a mente è quella fra la segreteria studenti e la segreteria didattica. La prima cura le procedure amministrative che accompagnano lo studente nell’intero arco della sua carriera universitaria, dall’immatricolazione ai trasferimenti da e per altri corsi di studi, dal rilascio di certificati al controllo delle tasse universitarie, dalla domanda di ammissione all’esame di laurea al rilascio della pergamena.

Più di recente le segreterie studenti si sono anche dotate di spazi digitali di interazione con gli utenti. Molto spesso attraverso di essi è possibile prenotare un esame e accedere alle informazioni relative alla carriera universitaria. In alcuni casi, la stessa iscrizione all’università può essere fatta online. Sono talvolta anche disponibili servizi telematici per il reperimento in tempo reale di informazioni a carattere amministrativo: una sorta di filo diretto con la segreteria che non obbliga più gli studenti a doversi recare ai suoi sportelli.

Le segreterie didattiche sono invece le strutture che si occupano della diffusione di tutte le informazioni riguardanti le attività didattiche del corso di laurea e della facoltà. Queste possono riguardare, ad esempio, il calendario dei pre-corsi e dei corsi di insegnamento, le attività di orientamento, i calendari degli esami, le modalità di riconoscimento dei crediti, gli orari di ricevimento dei docenti. Le segreteria didattiche costituiscono anche il luogo dove è possibile reperire informazioni su alloggi e mense universitarie, trasporti pubblici, associazioni ed iniziative studentesche e servizi per il tempo libero. La segreteria didattica supporta dunque lo studente nella vita universitaria, dentro e fuori le mura dell’ateneo.